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Tableau descriptif - Zones de saisie essentielles à la documentation d'une œuvre nouveaux médias et consignes

 

Le tableau descriptif présenté dans ce guide s’appuie sur les travaux du comité Structure de catalogage et les principales normes de catalogage reconnues. Il a été conçu pour permettre une intégration aisée de son contenu dans divers systèmes informatisés de gestion des collections par l’utilisation de zones de saisie déjà existantes. Ces zones sont jugées essentielles à la documentation d’une œuvre de nouveaux médias, à savoir Quantité, Composant et Remarque et les descriptions Iconographique, Technique et de l’Installation. Leur utilisation vise à structurer et à centraliser les éléments d’information. La plupart des systèmes courants peuvent être utilisés pour la saisie de nouvelles données en vue de permettre leur exploitation et de faciliter l’échange des informations sur les œuvres entre les professionnels d’une même institution.

 

L’enregistrement créé suite à l’acquisition d’une œuvre demeure la référence initiale. Les zones Quantité et Composant servent d’abord à consigner les composants actuels qui constituent l’œuvre. L’obsolescence des composants technologiques entraîne des modifications qui peuvent être consignées dans la zone Remarque qui s’emploie conjointement à la zone Composant. La zone Remarque pourrait, par exemple, contenir des informations sur les composants originaux de l’œuvre. D’autres zones peuvent également être exploitées. Certains logiciels permettent, entre autres, d’identifier la localisation d’un composant donné ou même son état de conservation. L’information complémentaire telle que les plans de l’installation et les états de conservation peuvent, selon le logiciel, être numérisés et joints à la base de données. Une documentation visuelle permet, en outre, de détailler rapidement ou de reconnaître un composant. Il revient cependant à chaque institution d’évaluer la manière dont l'information sera consignée en fonction de ses moyens, de ses besoins ou de sa pratique institutionnelle.

 

Notez que les exemples fournis avec le tableau descriptif sont tirés du corpus d’études de cas du présent guide.

 

Zones de saisies

Composants

Quantité Composant Remarque

Utiliser cette zone pour inscrire le nombre d’élément(s) d’un composant de l’objet.

 

EXEMPLES :

1. 4

 

2. 6

Utiliser cette zone pour consigner le nom normalisé d’un composant de l’objet, puis, sa description détaillée. Vous pouvez vous référer à la liste ouverte de vocabulaire contrôlé qui est proposée.

 

PRÉCISIONS :

Les composants d’une œuvre doivent être saisis en respectant un ordre de prédominance, soit du composant le plus déterminant vers le composant le moins déterminant au regard de l’objet et de son fonctionnement.

 

La description détaillée de l’équipement peut être décrite en suivant la règle du général au particulier, selon les informations disponibles. Exemple : nom du composant, type du composant, fabricant, pays de fabrication, modèle, numéro de série, spécification(s) technique(s).

 

EXEMPLES :

1. modem, Futuba, Japon, FRH-SD03TU, 80900029

 

2. vidéocassette, Betacam numérique

Utiliser cette zone pour indiquer que certains composants non pas été acquis avec l’objet, mais sont nécessaires à sa présentation.

 

Cette zone peut également servir à ajouter des références photographiques pour chacun des composants ou à ajouter, de façon concise, tout autre complément d'information jugé utile à la compréhension d’un composant.

 

EXEMPLES :

1. Composant non acquis avec l’objet; utiliser l’équipement disponible au service de l’audiovisuel.

 

2. Cet ordinateur remplace les deux ordinateurs « son » et « vidéo » d’origine (migration, février 2008).






 

Description

Iconographie Technique Installation
Cette zone sert à décrire l’objet par une description physique de ses principaux attributs, des comportements réels observés et, s’il y a lieu, de son environnement immédiat.

PRÉCISION :
La description iconographique permet de reconnaître l’objet et exclut toute interprétation subjective de l’objet ou de la signification de ses attributs.
Cette zone de description explique le fonctionnement technique de l’objet, ainsi que la relation des composants entre eux. Cette zone de description contient un aperçu des principales étapes et des directives de montage aux fins de l’installation de l’objet. Les étapes de démontage qui diffèrent de celles du montage y sont également ajoutées.